إدارة البيانات

تتيح لك منطقة إدارة البيانات استيراد البيانات إلى تواصل من جداول البيانات وتصدير بيانات مدرستك لأغراض التقارير أو التحليل أو الامتثال. هذا مفيد بشكل خاص عند إعداد مدرسة جديدة أو تسجيل عدد كبير من الطلاب أو إنشاء تقارير للجهات الخارجية.

الوصول إلى إدارة البيانات

1. سجّل الدخول كمدير مدرسة.
2. انتقل إلى البيانات من الشريط الجانبي.

نظرة عامة على التبويبات

تحتوي صفحة إدارة البيانات على تبويبتين رئيسيتين:

التبويب	الغرض
الاستيراد والتصدير	رفع بيانات من جداول البيانات أو تنزيل بيانات المدرسة كملفات، عبر تبويبتين فرعيتين خاصتين به هما تصدير واستيراد
الاحتفاظ	إعداد سياسات الاحتفاظ بالبيانات، ومراجعة السجلات المحذوفة والمؤرشفة، وإدارة طلبات البيانات

1. 1تبويبة الاحتفاظ مجاورة لتبويبة الاستيراد والتصدير — وتضم أدوات الاحتفاظ بالبيانات الموضحة لاحقاً.
2. 2داخل تبويبة الاستيراد والتصدير، انتقل إلى التبويبة الفرعية استيراد لرفع البيانات بدلاً من تصديرها.
3. 3اختر الوحدة المراد تصديرها — تختلف حقول التصفية المتاحة باختلاف الوحدة.
4. 4انقر تصدير لإنشاء الملف وتنزيله.

تصدير البيانات

تتيح لك التبويبة الفرعية تصدير (ضمن الاستيراد والتصدير) تنزيل بيانات مدرستك بتنسيقات منظمة.

كيفية التصدير

1. اذهب إلى تبويبة الاستيراد والتصدير، ثم التبويبة الفرعية تصدير.
2. اختر الوحدة التي تريد تصديرها (مثل الطلاب، الموظفون، الصفوف، الحضور، الدرجات، المالية، وغيرها).
3. اضبط حقول التصفية المعروضة للوحدة المختارة — تختلف الحقول باختلاف الوحدة. فمثلاً تصدير التقويم الأكاديمي يعرض حقل نوع الحدث إلى جانب نطاق من تاريخ / إلى تاريخ.
4. اختر التنسيق (CSV أو إكسل (XLSX) أو JSON).
5. انقر تصدير.
6. سيتم إنشاء الملف وتنزيله إلى جهازك. تظهر عمليات التصدير الأخيرة في جدول سجل التصدير أسفل النموذج.

حالات الاستخدام الشائعة للتصدير

• قوائم الطلاب — إنشاء قوائم الصفوف أو سجلات التسجيل.
• سجلات الحضور — تصدير بيانات الحضور للتقارير للجهات المعنية.
• تقارير الدرجات — تنزيل الدرجات لإعداد بطاقات التقارير.
• البيانات المالية — تصدير سجلات الفواتير والمدفوعات للمحاسبة.

التصديرات الكبيرة

لمجموعات البيانات الكبيرة، قد يستغرق التصدير بعض الوقت للإنشاء. سيعالجه النظام في الخلفية وسيبدأ التنزيل تلقائياً عند الجاهزية.

استيراد البيانات

تتيح لك التبويبة الفرعية استيراد (ضمن الاستيراد والتصدير) رفع بيانات من جداول البيانات لإنشاء أو تحديث السجلات بشكل مجمّع.

كيفية الاستيراد

1. اذهب إلى تبويبة الاستيراد والتصدير، ثم التبويبة الفرعية استيراد.
2. اختر نوع الكيان الذي تريد استيراده (الطلاب، الموظفون، الصفوف، المواد، روابط أولياء الأمور، أو الجدول الدراسي).
3. تنزيل القالب — انقر على هذا الزر للحصول على جدول بيانات برؤوس الأعمدة الصحيحة.
4. املأ القالب ببياناتك.
5. انقر بدء استيراد جديد، ثم ارفع ملفك — بالسحب والإفلات أو بالتصفح، بصيغة CSV أو XLSX أو JSON (حتى 10 ميجابايت).
6. مطابقة الأعمدة — طابق كل عمود في ملفك مع حقل النظام المقابل له. يجب حل أي عمود مطلوب لم تتم مطابقته قبل المتابعة.
7. اختر وضع الاستيراد — إنشاء فقط يضيف سجلات جديدة، بينما إنشاء وتحديث يحدّث السجلات الموجودة أيضاً.
8. راجع التحقق — يعرض النظام عدد الصفوف الصالحة وعدد الصفوف التي بها تحذيرات أو أخطاء.
9. تأكيد الاستيراد — إذا بدت النتائج صحيحة، أكّد لمعالجة البيانات.

يتطلب اشتراكاً

الاستيراد الجماعي يتطلب اشتراك أساسي أو أعلى.

قوالب الاستيراد

لكل نوع كيان قالب محدد بأعمدة مطلوبة واختيارية. نزّل دائماً أحدث قالب قبل إعداد بياناتك لضمان التوافق.

التعامل مع أخطاء التحقق

أثناء خطوة التحقق، يتحقق النظام من:

• الحقول المطلوبة المفقودة — الحقول التي يجب أن تحتوي على قيمة.
• التنسيقات غير الصالحة — التواريخ أو عناوين البريد الإلكتروني أو أرقام الهاتف بتنسيق خاطئ.
• السجلات المكررة — السجلات الموجودة بالفعل في النظام.
• أخطاء المراجع — القيم التي تشير لسجلات غير موجودة (مثلاً اسم صف لم يتم إنشاؤه).

يتم تمييز الأخطاء صفاً بصف. يمكنك إصلاح الأخطاء في جدول البيانات وإعادة الرفع، أو المتابعة بالصفوف الصالحة فقط.

راجع قبل التأكيد

راجع دائماً نتائج التحقق بعناية قبل التأكيد. بعد التأكيد، يتم إنشاء السجلات في النظام. بينما يمكن تعديل أو إزالة السجلات الفردية لاحقاً، فإن عكس استيراد كبير يتطلب جهداً يدوياً.

الاحتفاظ بالبيانات

للامتثال لأنظمة حماية البيانات، تدعم تواصل سياسات احتفاظ بالبيانات قابلة للتكوين.

1. 1تبويبة الاحتفاظ مجاورة لتبويبة الاستيراد والتصدير في صفحة إدارة البيانات.
2. 2لها تبويباتها الفرعية الخاصة — السياسات، السجلات المحذوفة، الأرشيف، طلبات البيانات، والتقارير.
3. 3يعرض جدول السياسات مدة الاحتفاظ وحالة التطبيق لكل فئة بيانات.
4. 4تشغيل التطبيق الآن يبدأ عملية تطبيق فورية؛ ويُسجَّل سجلها أدناه.

ضبط الاحتفاظ

1. انتقل إلى إدارة البيانات > الاحتفاظ > السياسات.
2. راجع فترات الاحتفاظ لفئات البيانات المختلفة.
3. عدّل فترات الاحتفاظ حسب الحاجة للامتثال لأنظمتك المحلية.

فئات الاحتفاظ

يضبط جدول السياسات مدة احتفاظ منفصلة لكل فئة من فئات البيانات التالية:

• سجلات الطلاب
• سجلات الموظفين
• الحضور
• الدرجات
• السجلات المالية
• رعاية الطالب
• الواجبات والتقييمات
• الاتصالات
• الملفات المرفوعة
• سجلات التدقيق

يعرض صف كل فئة مدة الاحتفاظ المضبوطة إلى جانب الحد الأدنى الموصى به من DfE، وما إذا كان التطبيق يتم بتعليم السجلات للمراجعة أو بحذفها تلقائياً عند انتهاء المدة.

الامتثال التنظيمي

تختلف متطلبات الاحتفاظ بالبيانات حسب الاختصاص القضائي. استشر مسؤول حماية البيانات في مدرستك أو المستشار القانوني لتحديد فترات الاحتفاظ المناسبة لمدرستك.

نصائح

• استخدم القوالب — ابدأ دائماً بقوالب الاستيراد المقدمة. تعديل رؤوس الأعمدة أو إضافة أعمدة إضافية قد يسبب أخطاء في الاستيراد.
• ابدأ باختبار صغير — عند الاستيراد لأول مرة، جرّب بمجموعة صغيرة من السجلات (5--10) للتحقق من أن كل شيء يعمل بشكل صحيح قبل استيراد مجموعة البيانات الكاملة.
• انسخ احتياطياً قبل الاستيرادات الكبيرة — تواصل مع المسؤول الأعلى للتأكد من وجود نسخة احتياطية حديثة قبل إجراء استيرادات بيانات كبيرة.
• صدّر بانتظام — جدول تصديرات بيانات منتظمة لأغراض النسخ الاحتياطي والامتثال.
• نظّف البيانات قبل الاستيراد — أزل التكرارات وأصلح مشاكل التنسيق وتحقق من دقة البيانات في جدول البيانات قبل الرفع.