المالية والرسوم

توفر وحدة المالية في تواصل لمديري المدارس نظاماً متكاملاً لإدارة الرسوم المدرسية. يمكنك تعريف هياكل الرسوم وإنشاء فواتير للطلاب وتتبع المدفوعات وإعداد بوابات الدفع وتطبيق الخصومات والمنح الدراسية وضبط جداول الفوترة الآلية وعرض التحليلات المالية.

اشتراك مطلوب

وحدة المالية متاحة للمدارس التي تم تفعيل ميزة إدارة الرسوم لها. تواصل مع المسؤول الأعلى إذا لم تر هذه الوحدة.

الوصول إلى المالية

1. سجّل الدخول كمدير مدرسة.
2. انتقل إلى المالية > الرسوم من الشريط الجانبي لإدارة الفواتير والمدفوعات.
3. انتقل إلى المالية > إعدادات الرسوم للإعداد (هياكل الرسوم، الخصومات، البوابات، إلخ).

إعدادات الرسوم

إعدادات الرسوم هي المكان الذي تقوم فيه بإعداد اللبنات الأساسية لنظام الرسوم. تحتوي على ست تبويبات:

هياكل الرسوم

تحدد هياكل الرسوم أنواع الرسوم التي تفرضها مدرستك (مثلاً "رسوم الدراسة"، "رسوم المختبر"، "رسوم النقل").

1. اذهب إلى المالية > إعدادات الرسوم > هياكل الرسوم.
2. انقر إنشاء هيكل رسوم.
3. املأ:
   • الاسم — اسم الرسوم (مثلاً "الرسوم الدراسية السنوية").
   • المبلغ — مبلغ الرسوم.
   • العملة — العملة لهذه الرسوم.
   • التكرار — عدد مرات تكرار الرسوم (مرة واحدة، شهري، فصلي، سنوي).
   • السنة الأكاديمية — ربط اختياري بسنة أكاديمية محددة.
   • إلزامي — ما إذا كانت هذه الرسوم مطلوبة لجميع الطلاب.
4. انقر حفظ.

يمكنك تعديل وتنشيط وإلغاء تنشيط أو حذف هياكل الرسوم حسب الحاجة. استخدم العمليات المجمّعة لإدارة عدة هياكل رسوم دفعة واحدة.

1. 1تبويبة إعدادات الرسوم بجانب تبويبة الرسوم.
2. 2التبويبات الست: هياكل الرسوم، الخصومات، المنح الدراسية، جداول الفوترة، التذكيرات، بوابات الدفع.
3. 3إنشاء هيكل رسوم يفتح نموذج الإنشاء.
4. 4تعديل هيكل رسوم موجود من صفّه.

الخصومات

الخصومات هي تخفيضات بالنسبة المئوية أو بمبلغ ثابت تُطبق على الفواتير.

1. اذهب إلى المالية > إعدادات الرسوم > الخصومات.
2. انقر إنشاء خصم.
3. اضبط اسم الخصم ونوعه (نسبة مئوية أو مبلغ ثابت) وقيمته ومعايير الأهلية.
4. انقر حفظ.

المنح الدراسية

المنح الدراسية مشابهة للخصومات لكنها عادة ما ترتبط بالتميز الأكاديمي أو الحاجة أو معايير محددة.

1. اذهب إلى المالية > إعدادات الرسوم > المنح الدراسية.
2. انقر إنشاء منحة دراسية.
3. حدد اسم المنحة والمبلغ أو النسبة المئوية والشروط.
4. انقر حفظ.

جداول الفوترة

تعمل جداول الفوترة على أتمتة إنشاء الفواتير بشكل دوري.

1. اذهب إلى المالية > إعدادات الرسوم > جداول الفوترة.
2. انقر إنشاء جدول فوترة.
3. اضبط:
   • الاسم والوصف.
   • هيكل الرسوم المراد استخدامه.
   • السنة الأكاديمية والطلاب المستهدفون (حسب المستوى الدراسي أو الصف).
   • الجدول — متى وكم مرة يتم إنشاء الفواتير.
4. انقر حفظ.

يمكنك تشغيل أو إيقاف مؤقت أو استئناف أو إلغاء جداول الفوترة من إجراءات الجدول.

الفوترة الآلية

يمكن لجداول الفوترة إنشاء فواتير تلقائياً. شغّل جدولاً يدوياً لاختباره قبل الاعتماد على الأتمتة.

تذكيرات الدفع

اضبط تذكيرات تلقائية للفواتير المتأخرة.

1. اذهب إلى المالية > إعدادات الرسوم > التذكيرات.
2. اضبط إعدادات التذكير:
   • تفعيل أو إلغاء تفعيل التذكيرات التلقائية.
   • تحديد عدد الأيام قبل/بعد تاريخ الاستحقاق لإرسال التذكيرات.
   • إعداد عدد التذكيرات والفاصل الزمني بينها.
3. انقر حفظ الإعدادات.

يعرض جدول سجل التذكيرات جميع التذكيرات التي تم إرسالها.

بوابات الدفع

اضبط معالجة الدفع الإلكتروني حتى يتمكن أولياء الأمور من دفع الرسوم عبر الإنترنت.

1. اذهب إلى المالية > إعدادات الرسوم > البوابات.
2. انقر إعداد البوابة.
3. اختر مزود الدفع وأدخل بيانات الاعتماد المطلوبة.
4. انقر حفظ.

يمكنك اختبار الاتصال للتحقق من عمل البوابة، وتفعيل/إلغاء تفعيل البوابات حسب الحاجة.

إدارة الرسوم (الفواتير والمدفوعات)

تحتوي صفحة الرسوم الرئيسية على أربع تبويبات: لوحة المعلومات، الفواتير، المدفوعات، والتحليلات.

لوحة المعلومات

توفر لوحة المعلومات نظرة عامة سريعة على الوضع المالي لمدرستك:

• بطاقات ملخصة — إجمالي الفوترة، وإجمالي التحصيل (مع نسبة التحصيل الموضحة أسفله)، والمبلغ المستحق، والمتأخر.
• الفواتير المتأخرة — قائمة بالفواتير الأكثر تأخراً التي تتطلب اهتمامك.
• المدفوعات الأخيرة — آخر المدفوعات المستلمة.

1. 1التبديل إلى إعدادات الرسوم لضبط أنواع الرسوم والخصومات والبوابات.
2. 2تبويبات لوحة المعلومات والفواتير والمدفوعات والتحليلات.
3. 3فتح القائمة الكاملة للفواتير المتأخرة.
4. 4فتح القائمة الكاملة للمدفوعات الأخيرة.

إنشاء الفواتير

فاتورة فردية

1. اذهب إلى المالية > الرسوم > الفواتير.
2. انقر إنشاء فاتورة.
3. اختر الطالب وهيكل الرسوم وتاريخ الاستحقاق والمبلغ.
4. انقر حفظ.

إنشاء فواتير مجمّعة

1. انقر إنشاء فواتير.
2. اختر هيكل الرسوم والسنة الأكاديمية والطلاب المستهدفين (حسب المستوى الدراسي أو الصف).
3. راجع المعاينة التي تعرض عدد الفواتير التي سيتم إنشاؤها.
4. انقر إنشاء.

منع التكرار

يتخطى النظام تلقائياً الطلاب الذين لديهم بالفعل فاتورة لنفس هيكل الرسوم والفترة، لذا يمكنك تشغيل الإنشاء المجمّع بأمان دون إنشاء فواتير مكررة.

إدارة الفواتير

تعرض تبويبة الفواتير جدولاً قابلاً للتصفية والبحث. يمكنك التصفية حسب:

• السنة الأكاديمية والفصل والمستوى والصف
• الحالة — مسودة، صادرة، مدفوعة، مدفوعة جزئياً، متأخرة، ملغاة
• نطاق التاريخ — التصفية حسب تاريخ الاستحقاق
• البحث — البحث عن الفواتير بالرقم أو اسم الطالب

لكل فاتورة يمكنك:

• عرض التفاصيل — انقر لفتح لوحة جانبية بمعلومات الفاتورة الكاملة والبنود وسجل المدفوعات.
• تعديل — تعديل الفواتير المسودة (المبلغ، تاريخ الاستحقاق، الملاحظات).
• إصدار — إرسال الفاتورة لولي الأمر مع تشغيل إشعار.
• إرسال تذكير — إرسال تذكير بالدفع لولي الأمر.
• تسجيل دفعة — تسجيل دفعة غير إلكترونية (نقد، شيك، تحويل بنكي).
• تطبيق خصم — تطبيق نظام خصم على الفاتورة.
• تنزيل PDF — تنزيل الفاتورة كمستند PDF.
• حذف — إزالة الفواتير المسودة أو غير المدفوعة.

عمليات الفواتير المجمّعة

حدد عدة فواتير واستخدم شريط العمليات المجمّعة لـ:

• تحديد كمدفوعة — تحديد الفواتير المحددة كمدفوعة بالكامل.
• إرسال تذكيرات — إرسال تذكيرات بالدفع للفواتير المحددة.
• إصدار — إصدار الفواتير المسودة المحددة.
• تطبيق خصم — تطبيق خصم على عدة فواتير دفعة واحدة.
• تصدير — تنزيل الفواتير المحددة كملف CSV.
• حذف — حذف الفواتير المحددة.

المدفوعات

تعرض تبويبة المدفوعات جميع معاملات الدفع. صفّ حسب الحالة وطريقة الدفع والسياق الأكاديمي ونطاق التاريخ.

تشمل طرق الدفع:

• إلكتروني — المدفوعات عبر بوابة الدفع.
• نقدي — مسجل يدوياً من المدرسة.
• شيك — مسجل يدوياً؛ يتطلب تأكيداً عند تصفية الشيك.
• تحويل بنكي — مسجل يدوياً.

لمدفوعات الشيكات، استخدم إجراء تأكيد لتحديد الشيك كمصروف.

التحليلات

توفر تبويبة التحليلات تقارير ومخططات مالية:

• ملخص التحصيل — إجمالي المفوتر والمحصّل والمستحق مع نسبة التحصيل.
• مخطط اتجاهات الدفع — مخطط بصري يعرض نشاط الدفع عبر الزمن.
• المرشحات — تضييق التحليلات حسب السنة الأكاديمية والفصل والمستوى والصف ونطاق التاريخ والدقة (يومي، أسبوعي، شهري).
• تصدير — تنزيل التقارير كمستندات PDF.

نصائح

• أعدّ هياكل الرسوم قبل السنة الأكاديمية — وجود هياكل رسوم جاهزة يجعل إنشاء الفواتير سهلاً.
• استخدم جداول الفوترة للرسوم المتكررة — أتمت إنشاء الفواتير الفصلية أو الشهرية لتوفير الوقت.
• راجع الفواتير المتأخرة بانتظام — استخدم لوحة المعلومات لتحديد ومتابعة المدفوعات المستحقة.
• اختبر بوابات الدفع — اختبر دائماً اتصال البوابة قبل تفعيل المدفوعات الإلكترونية.
• طبّق المنح الدراسية مبكراً — طبّق خصومات المنح قبل إصدار الفواتير لتجنب الالتباس.